اهمیت RFP در طراحی یک سایت موفق

آیا تاکنون برای درخواست یک پروژه (RFP) اقدام کرده‌اید؟ احتمالاً برای همه ما حداقل یک بار پیش آمده است که از خرید یا سفارش خود ناراضی بوده‌ایم. این اتفاق معمولاً زمانی می‌افتد که هنگام ثبت سفارش، درخواست خود را خیلی دقیق مطرح نکرده‌ایم.

در بعضی موارد هم ممکن است از کیفیت کار راضی نباشیم. همین موضوع ممکن است در طراحی سایت اتفاق بیافتد؛ برای مثال، سایتی که طراحی شده است، شبیه آن چیزی نیست که تصور می‌کردیم یا انتظار داشتیم. مشکل کجاست؟ آیا طراح سایت منظور و نیاز ما را متوجه نشده است؟ یا ما درخواست خود را به خوبی مطرح نکرده‌ایم؟

در این مقاله قصد داریم به یک راه حل جذاب برای این مسأله بپردازیم. نوشتن RFP یا درخواست طرح تجاری، یکی از بهترین روش‌ها برای حل این مشکل است. اینکه RFP چیست و چگونه می‌توانیم آن را بنویسیم، موضوعی است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

منظور از RFP چیست؟

بیایید از اصطلاح RFP (Request For Proposal) شروع کنیم. منظور از RFP برای طراحی یک سایت، سندی است که در آن مشتری نیازها، اهداف و خواسته‌های خود را برای پروژه طراحی سایت خود مشخص می‌کند. این سند به عنوان یک درخواست پیشنهاد (RFP) شناخته می‌شود و به طراحان وب اجازه می‌دهد تا با توجه به نیازهای مشتری، پیشنهادات خود را ارائه دهند.

RFP باید شامل اطلاعات کافی در مورد هدف، بودجه، زمان‌بندی، مخاطبان، رقبا، ویژگی‌های کلیدی و نمونه‌کارهای مشتری باشد. همچنین باید شامل سوالاتی باشد که به مشتری کمک کند تا کیفیت، تجربه، قابلیت اطمینان و هزینه پیشنهادات را ارزیابی کند.

با این توضیحات، نوشتن RFP، چندان کار عجیب و سختی نخواهد بود. اگر به دنبال ثبت سفارش طراحی یک سایت برای کسب و کار خود هستید، یا حتی می‌خواهید یک کمپین دیجیتال مارکتینگ راه بیندازید؛ ابتدا بهتر است به نیازهای خود به طور دقیق‌تر فکر کنید و سپس، یک RFP حرفه‌ای بنویسید.

 البته در اغلب موارد، طراحان سایت، فرم RFP را با سؤالات جامع و دقیق، به شما ارائه می‌کنند. در این صورت، کار شما راحت‌تر خواهد بود و می‌توانید به همه آن سؤالات با دقت پاسخ دهید. با این کار، مشخصات سایت که انتظار دارید را به طراح سایت ارائه می‌کنید.

چرا نوشتن RFP برای طراحی سایت ضروری است؟

پر کردن RFP، برای هر پروژه، دقیقاً خواسته‌ها و نیازهای شما را به مجریان کار انتقال می‌دهد. برای مثال، اینکه شما به یک سایت برای کسب و کار خود نیاز دارید، یک درخواست خیلی کلی است.

با این درخواست کلی، سؤالاتی از قبیل اینکه دقیقاً چه سایتی می‌خواهید؟ آیا محصول خاصی برای فروش دارید؟ آیا قرار است برای محصول خود تولید محتوا کنید؟ آیا نمونه کار یا سوابقی برای ارائه در سایت دارید؟ و خیلی سؤالات دیگر، همچنان بدون پاسخ خواهند ماند.

تنها با یک RFP حرفه‌ای، می‌توانید پاسخ تمام این سؤالات را به طراح سایت ارائه دهید. در کنار این، نوشتن RFP مزایای زیادی به همراه دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.

صرفه جویی در زمان

افرادی که با RFP آشنایی دارند می‌دانند که پر کردن این فرم ساده، باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود؛ زیرا شما را قادر می‌سازد تا از ابتدا با شرکت‌های متخصص و مورد اعتماد همکاری کنید و از بروز مشکلات و تغییرات در طول پروژه جلوگیری نمایید. همچنین نوشتن RFP به شما امکان مقایسه و انتخاب بهترین پیشنهاد را می‌دهد که با استانداردهای کیفیت و قابلیت اطمینان شما سازگار باشد.

بسیاری از افرادی که درخواست طرح تجاری خود را پر نمی‌کنند؛ با مشکلاتی مثل دوباره کاری و عدم رضایت از کار روبه‌رو می‌شوند. حتی در مواقعی، سایتی که پس از مدت‌ها طراحی شده، اصلاً مطابق سلیقه مشتری نبوده است.

پیشنهادات دقیق‌تر

در نوشتن درخواست طرح تجاری، باید خیلی دقیق، نیازهای خود را مطرح کنید. با این کار، به یک درک مشترک با طراح سایت خواهید رسید. به همین دلیل، یک RFP خوب، باعث می‌شود تا پیشنهاد دقیق‌تری به طراح سایت بدهید.

برای مثال، اگر به یک سایت فروشگاهی نیاز دارید؛ خیلی دقیق بگویید که چه تعداد محصول دارید. این محصولات چه مشخصاتی دارند. آیا قصد فروش آنلاین دارید؟ آیا از تیم پشتیبانی برخوردار هستید؟ شرایط ارسال رایگان چگونه است؟ چه خدمات دیگری ارائه می‌کنید؟ تمام این سؤالات، پیشنهاد شما را دقیق‌تر می‌کنند.

حذف هزینه‌های اضافی

با نوشتن RFP می‌توانید از شفافیت و قابل مقایسه بودن پیشنهادات شرکت‌های مختلف بهره‌مند شوید و بهترین گزینه را بر اساس معیارهای خود انتخاب کنید. همچنین با این کار ساده اما مهم، می‌توانید هزینه‌های اضافی را حذف کنید؛ چرا که با تعریف دقیق نیازهای خود، از درخواست خدمات غیرضروری یا بالاتر از سطح موردنظر خودداری می‌کنید و فقط برای آنچه که واقعا به آن نیاز دارید هزینه پرداخت می‌کنید.

علاوه بر این، با نوشتن RFP می‌توانید از تغییرات پروژه در طول اجرای آن جلوگیری کنید که ممکن است منجر به هزینه‌برداری و تأخیر در تحویل پروژه شود. بنابراین، نوشتن RFP در طراحی سایت، یک راهکار عالی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش کارایی پروژه است.

عدم محدودیت به یک مجموعه

شما می‌توانید RFP خود را به ده‌ها شرکت معتبر ارسال کنید؛ با این کار، دستتان برای انتخاب از بین شرکت‌ها و تیم‌های مختلف کاملاً باز است. همچنین شرکت‌ها نیز می‌توانند به‌راحتی درخواست شما را بررسی کرده و در صورت توانایی انجام کار، آن را به شما اعلام کنند.

چگونه یک RFP حرفه‌ای بنویسیم؟

برای نوشتن یک RFP حرفه ای برای طراحی سایت، باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف و نتایج مورانتظار پروژه خود را به صورت شفاف و قابل اندازه‌گیری بیان کنید. بگویید که چرا به یک سایت جدید نیاز دارید و چه مشکلات یا فرصت‌هایی را می‌خواهید با آن حل کنید.
• بودجه و زمان‌بندی پروژه خود را مشخص کنید. بگویید که چقدر پول برای سایت خود در نظر گرفته‌اید و چه محدودیت‌های مالی یا قانونی دارید. همچنین بگویید که تا چه زمانی می‌خواهید سایت خود را راه‌اندازی کنید.
• بنویسید که سایت شما باید با چه تکنولوژی‌ها، استانداردها، پلتفرم‌ها، ابزارها و زبان‌های برنامه نویسی ساخته شود. همچنین مشخص کنید که سایت شما بهتر است با چه دستگاه‌ها، مرورگرها، سطوح دسترس پذیری و امنیت سازگار شود.
• مشخص کنید که سایت شما باید به چه شکل، رنگ، قالب، فونت، تصویر، لوگو، آرم و آیکون‌هایی داشته باشد. همچنین بگویید که تعامل با کاربران در سایت شما چگونه باشد و چطور به نظرات، بازخوردها و درخواست‌های آن‌ها پاسخ دهد.
• بنویسید که سایت شما باید چه نوع محتوایی داشته باشد، از قبیل متن، عکس، ویدیو، صوت، انیمیشن، نقشه، جدول، نمودار و غیره. همچنین مسئولیت و اهداف سئو محتوا از قبیل کلمات کلیدی مهم را مشخص کنید.
• اطلاعات تماس و سوالات خود را در پایان RFP قرار دهید.

یک نمونه خوب از RFP برای طراحی سایت

تا اینجا با ویژگی‌ها و مزایای نوشتن RFP آشنا شدیم؛ اما آیا راهی هست که بتوانیم خیلی سریع به یک RFP حرفه‌ای دسترسی داشته باشیم؟ خوب است بدانید که نمونه‌های مختلفی از “درخواست طرح تجاری” در اینترنت وجود دارد. بنابراین اگر فرصت کافی برای نوشتن آن را ندارید، جای نگرانی نیست. با این حال، معمولاً پیدا کردن یک RFP حرفه‌ای، خودش به اندازه کافی زمان‌بر است.

به همین دلیل، مجموعه ورناتک، این امکان را برای شما فراهم کرده است که از یک نمونه موفق و اصولی RFP برای طراحی سایت خود استفاده کنید. این RFP، براساس آخرین استانداردهای طراحی سایت نوشته شده است. بنابراین با پر کردن این فرم، خیالتان از بابت طراحی سایت دقیقاً مطابق با سلیقه و نیاز خودتان، راحت خواهد بود.

جمع‌بندی

در پایان خوب است به این نکته اشاره کنیم که RFP، در تمام فرایندهای کسب وکار بسیار ضروری است. بنابراین به طراحی سایت اکتفا نکنید. شما می‌توانید در مشاوره دیجیتال مارکتینگ برای کسب و کار خود، یک RFP حرفه‌ای بنویسید و نیازهای خود را به مجری طرح، ارائه دهید.